Od 1996. do 2020. bili smo generalni zastupnik i distributer medicinske opreme u Bosni i Hercegovini, sa programima proizvođača KLAFS, Chinesport, Gima, Nihon Kohden, Enraf-Nonius i drugih, i opsluživali smo više od 190 zdravstvenih ustanova. Vodili smo skladište, servisnu službu, tendersku kancelariju i računovodstvo koje je moralo uskladiti svo troje. Godine 2020. izašli smo iz distribucije i u potpunosti se posvetili softveru. Danas gradimo poslovne sisteme za kompanije kakva smo nekada i sami bili.
Ta historija mijenja način na koji čitamo poređenja ERP sistema. Većina je pisana za običnu veleprodaju: rangiraju kontrolne table, nivoe licenci i CRM funkcije. Ništa od toga ne odlučuje hoće li sistem preživjeti ono utorak poslije podne kada proizvođač izda sigurnosnu obavijest s terena, a bolnica želi znati, još danas, koji su njeni uređaji pogođeni.
Tabele za poređenje postavljaju pogrešna pitanja
Distribucija medicinske opreme nije obična veleprodaja sa skupljim kutijama. Proizvod nosi broj lota, serijski broj, često i rok trajanja, te regulatorni papirni trag. Značajan dio Vaše zalihe stoji u bolnicama nad kojima nemate kontrolu. Svaki uređaj koji postavite stvara servisnu obavezu koja nadživi prodaju za godine. Vaša nabavka prelazi granice i valute, a Vaši kupci kupuju putem tendera koji uz svaku ponudu traže čitav fascikl dokumentacije.
Horizontalna evaluacija ERP sistema ne otkriva ništa od ovoga. Kaže Vam koji sistem ima ljepši prikaz prodajnog lijevka. Ne kaže Vam koji može održati konsignacioni popis u bolnici bez pomoćne tabele. U nastavku je šest zahtjeva koji, prema našem iskustvu s obje strane stola, zaista odlučuju projekat.
Šest zahtjeva koji odlučuju projekat
1. Praćenje kao svojstvo svakog skladišnog kretanja
Podaci o lotu, serijskom broju i roku trajanja moraju živjeti na samom skladišnom kretanju: prijem, međuskladišnica, isporuka, povrat, otpis. Ako se serijski brojevi upisuju u prilagođeno polje na prodajnom nalogu ili u paralelnu tabelu, lanac puca prvi put kada se nekome bude žurilo. Opoziv tada postaje arheologija. Test je jednostavan: uzmite broj lota i pitajte sistem gdje se svaki njegov komad nalazi upravo sada i gdje je otišao svaki isporučeni komad. Ako odgovor traje duže od minute, praćenje je dekorativno.
2. Konsignaciona zaliha koja ostaje u Vašim knjigama
Konsignacija je aranžman koji bolnice preferiraju, a generički ERP sistemi ga rješavaju najgore. Zaliha stoji kod kupca, ali je Vaša imovina sve dok se ne potroši ili ugradi. Sistem mora modelirati zalihu koja je u Vašem vlasništvu, a smještena je negdje drugdje: brojiva po lokaciji, obnovljiva prema minimumima, fakturisana po potrošnji i vidljiva u vrijednosti Vaših zaliha. Ako je odgovor softvera na konsignaciju "pošaljite pa naknadno izdajte knjižno odobrenje", svoju najosjetljiviju zalihu vodit ćete na povjerenje i e-mail.
3. Baza instalirane opreme, a ne samo spisak kupaca
Onog dana kada je uređaj isporučen i instaliran, prestaje biti zaliha i postaje odnos: datum isteka garancije, plan preventivnog održavanja, servisna historija, utrošeni dijelovi. Distributeri koji servisiraju ono što prodaju žive od te evidencije. Ona treba nastati automatski iz isporuke, sa pripadajućim serijskim brojem, a ne biti ručno rekonstruisana u servisnoj tabeli koja počinje odstupati od stvarnosti već u sedmici u kojoj je nastala.
4. Tenderska dokumentacija kao proces, a ne kao jurnjava
Tenderi su odlučivali najveći dio našeg prihoda, a svaki tender je tražio isti fascikl: tehničke listove, izjave o usklađenosti, ISO certifikate, uslove isporuke i garancije, reference. Noć prije roka je loš trenutak za otkriće da je certifikat u arhivi istekao u martu. Sistem građen za ovu djelatnost drži skup dokumenata vezan za proizvod, prati rokove važenja i sam sastavlja ponudbeni paket, umjesto da to prepusti onome ko se slučajno sjeti gdje certifikati stoje.
5. Nabavka koja razumije granice
Uvoz znači višedevizne narudžbenice, duge rokove isporuke proizvođača, minimalne količine narudžbe i nabavnu cijenu sa zavisnim troškovima. Prevoz, carina i osiguranje moraju ući u jediničnu cijenu robe, ili su Vaše marže izmišljotina. Vidjeli smo distributere kako cijene tendere po koloni troška koja je tiho izostavljala 12 posto onoga što je robu zaista koštalo da stigne. ERP mora obračunati nabavnu cijenu sa zavisnim troškovima po svakom prijemu, a ne jednom godišnje u tabeli kontrolora.
6. Računovodstvo koje se slaže sa skladištem
Haos na kraju mjeseca u ovom poslu ima jedan korijenski uzrok: sistem zaliha i računovodstveni sistem su dva različita sistema, ili jedan sistem korišten na dva različita načina. Kada skladišna kretanja sama knjiže svoje računovodstvene stavke, vrednovanje zaliha je izvještaj, a ne projekat usklađivanja. Kada nije tako, finansije prvu sedmicu svakog mjeseca troše objašnjavajući razlike kojima niko ne može ući u trag. Ovo je najmanje atraktivan zahtjev na spisku i onaj koji se prvi isplati.
Zahtjev koji niko ne navodi: demo i zamjenska oprema
Još jedan, iz iskustva a ne iz bilo koje tabele za poređenje. Distributeri žive od demonstracija, a bolnice očekuju zamjenski uređaj dok je njihov na popravci. Demo i zamjenski uređaji su zaliha koja napušta Vaše skladište bez prodaje: i dalje Vaša imovina, i dalje sa serijskim brojem, i dalje skuplja radne sate i habanje, a često je upravo to uređaj koji kupac kasnije kupi uz dogovoreni popust. Ako sistem ne može predstaviti "naša mašina, na njihovoj lokaciji, nije prodata", završavate sa najgorim iz oba svijeta: izvještajima o zalihama koji promašuju stvarnu imovinu i demo uređajima koji tiho postanu trajni poklon. Ista logika lokacija koja rješava konsignaciju treba rješavati i demo plasmane, sa datumom povrata za koji je neko odgovoran.
Šta mirno možete staviti u drugi plan
Kontrolne table s oznakom "AI", industrijske "šablone" koji se ispostave kao demo podaci, i puko brojanje funkcija. Distributer sa 30 ljudi koristit će možda petinu površine bilo kojeg modernog ERP sistema. Pitanje nikada nije koliko funkcija postoji; pitanje je rade li gore navedeni procesi bez pomoćnih sistema. Dubina u Vašoj djelatnosti pobjeđuje širinu u svim djelatnostima.
Kako evaluirati: tri vježbe umjesto četrdeset kartica
Preskočite matricu s ponderisanim bodovanjem. Uzmite vlastite podatke i sa svakim sistemom kandidatom odradite tri vježbe. Prvo, vježba opoziva: jedan broj lota, deset minuta, potpun trag lokacija i isporuka. Drugo, vježba konsignacije: popišite zalihu jedne bolnice, fakturišite potrošnju, pokrenite obnovu zalihe. Treće, vježba tendera: sastavite ispravan ponudbeni paket za stvarni tender na koji ste odgovorili prošle godine. Svaki dobavljač koji ne želi odraditi Vaše scenarije na Vašim podacima time Vam nešto govori.
Ova djelatnost je jedina kojoj prodajemo. Naš ERP vodič opisuje kako svaki od ovih zahtjeva implementiramo na Odoo platformi, a naše cijene su objavljene i fiksne po fazi. Ako želite da se gornji spisak zahtjeva pretvori u mapu Vaše vlastite operative, upravo to daje naš dvosedmični audit poslovanja.
Vodili smo ovaj posao dvadeset pet godina. Sistem koji smo priželjkivali je onaj koji danas gradimo. Ako Vas je bilo koji od gornjih šest zahtjeva podsjetio na tabelu koju Vaš tim održava ručno, ta tabela je projekat.