NEDAX
Vodič za kupce
Kako izabrati, budžetirati i preživjeti projekat poslovnog sistema. Pisano za distributere, uvoznike i generalne zastupnike medicinske opreme, te za servisne organizacije.
Poglavlje 1
Većina savjeta o ERP-u pisana je za proizvođače ili maloprodaju. Distributer medicinske opreme nije ni jedno ni drugo. Kupujete, skladištite, prodajete i otpremate kao svaka trgovačka firma, a onda radite još četiri stvari koje odlučuju hoće li Vam poslovni sistem pomagati ili se boriti protiv Vas. Svaki sistem ocijenite prema te četiri stvari prije nego pogledate bilo šta drugo.
Vi ne prodajete količine; prodajete komade s identitetom. Paleta infuzionih pumpi nije 24 komada, nego 24 serijska broja s proizvodnim lotom i, za potrošni materijal, rokom trajanja. Regulativa u Evropi i Sjevernoj Americi očekuje da uvoznik ili distributer zna odakle je svaki komad došao i gdje je otišao. Praktičan test je sigurnosna obavijest s terena: kada proizvođač povuče lot, potrebni su Vam svaki pogođeni komad, kupac kojem je otišao i isporuka na kojoj je otišao, i to u roku od nekoliko sati. Sistem koji praćenje lotova i serijskih brojeva tretira kao opcioni modul zakačen na zalihe zasnovane na količinama usporit će Vas na prijemu, zavarati na komisioniranju i izdati u trenutku povlačenja robe. Rok trajanja dodaje drugu dimenziju: roba mora napuštati skladište po principu prvi rok prvi izlazi, a to nijedan čovjek ne može voditi iz glave preko nekoliko stotina šifara.
Konsignaciona roba stoji na policama koje ne kontrolišete, u bolničkom magacinu dvjesto kilometara daleko, i i dalje je Vaša imovina. Sistem mora držati obje istine u isto vrijeme: roba je u Vašem bilansu, i fizički je kod kupca, spremna za upotrebu. Mora hvatati potrošnju, pokretati fakturu kada se komad utroši, predlagati dopunu i omogućiti popis svake lokacije bez zaustavljanja Vašeg skladišta. Većina generičkih ERP sistema ništa od ovoga ne modelira u standardu, a upravo su zaobilazna rješenja ovdje mjesto na kojem distributeri tiho gube robu.
Za servisnu organizaciju, faktura za mašinu otvara odnos koji se mjeri godinama: zapis u instaliranoj bazi, garantni period, ugovor o održavanju, raspored preventivnih posjeta, rezervni dijelovi i obaveze o vremenu odziva. Mnogi "distributivni" ERP predlošci završavaju na otpremnici. Vašem treba drugi život poslije nje: ko posjeduje koji komad, od kada, po kojem ugovoru i kada je sljedeća posjeta na redu.
Javne nabavke odlučuju o velikom dijelu prihoda od medicinske opreme, a vrte se oko papirologije: tehničke specifikacije, izjave o usklađenosti, liste referenci, obrasci s cijenama i tvrdi rokovi. Tender izgubljen zbog jednog dokumenta koji fali je prihod izgubljen na administraciju. Sistem treba držati podatke iz kojih se ti dokumenti grade i proizvesti ih bez sedmice kopiranja i lijepljenja.
Matrice funkcija nagrađuju pogrešne stvari. Sistem s tri hiljade funkcija koji nijednu od ove četiri stvari ne modelira kako treba je gori izbor od manjeg sistema koji modelira sve četiri.
Poglavlje 2
Nepovezani sistemi ne padaju bučno. Oni cure. Curenje ima četiri glavna kanala, a svaki se za Vašu firmu može procijeniti s jednim popodnevom brojanja.
Kada ponuda živi u Wordu, narudžba u jednom sistemu, zalihe u tabeli, a faktura u računovodstvenom programu, podatke između njih prenosi čovjek. Taj čovjek je integracija, plaćena mjesečnom platom, i kao svaka integracija ima stopu greške. Zamijenjena cifra u cijeni je neugodnost. Zamijenjena cifra u broju lota je prekid praćenja koji ispliva mjesecima kasnije, kada je skup. Prebrojte primopredaje: svako mjesto gdje neko čita s jednog ekrana i kuca u drugi. Pomnožite s minutama po primopredaji i brojem ponavljanja dnevno. To je vidljivi trošak; stopa greške je nevidljivi.
Princip prvi rok prvi izlazi je nemoguć iz glave. Bez živih podataka o roku u trenutku komisioniranja, skladišta otpremaju prvi red s police, a zadnji red tiho ostari. Otpis je vidljivi trošak. Gori trošak je otpremiti robu s kratkim rokom dobrom kupcu i naučiti njegovo osoblje da pregleda sve što pošaljete. Izvucite otpise za posljednjih dvanaest mjeseci i pitajte se koliko ih je nastalo zbog roka, a koliko zbog oštećenja.
Raspored preventivnog održavanja koji se vodi po kalendarima i tabelama pada nečujno: niko ne primijeti posjetu koja se nije desila. Svaka propuštena posjeta je ugovoreni posao koji Vam je plaćen, a niste ga u cijelosti isporučili. Izlaže Vas penalima i neproduženju ugovora, a u ovoj industriji šteta po reputaciju kod kliničkog osoblja nadživi oboje. Prebrojte posjete koje su trenutno u kašnjenju u odnosu na ugovorene uslove. Ako taj broj ne možete dati za deset minuta, to je već samo po sebi nalaz.
Kada operativa i računovodstvo žive u različitim sistemima, finansije prvu sedmicu svakog mjeseca provode rekonstruišući ono što su skladište i prodaja već znali. Menadžment onda upravlja brojkama koje su mjesec dana stare u trenutku kada stignu, a odluke o novcu donose se kasno. Zatvaranje je i mjesto gdje nepovezani sistemi postaju čujni vlasnicima i bankama: zatvaranje koje traje dvije sedmice govori nešto o svakom broju koji firma prijavljuje.
Najtiši trošak je plafon rasta. Ako administracija raste linearno s obimom, svaki novi ugovor traži dio novog zaposlenog u back officeu, a čovjek koji "zna tabelu" nikada ne može uzeti tri sedmice odmora. To je rizik ključne osobe prerušen u marljivost. Stavite ova četiri broja na jednu stranicu: sati prekucavanja, otpisi zbog roka, posjete održavanja u kašnjenju, dani do zatvaranja mjeseca. To je polazna osnova prema kojoj treba suditi svaki projekat sistema, a poglavlje 7 daje Vam budžet s kojim ćete ih uporediti.
Poglavlje 3
Postoje tri načina da dođete do poslovnog sistema: izgraditi softver po mjeri, složiti najbolje alate iz svake kategorije, ili uzeti integrisani paket. Svaki je za nekoga pravi. Pitanje je koji je pravi na Vašoj veličini.
Softver po mjeri pristaje kao šiveno odijelo, i taj kroj je stvaran: Vaš proces, Vaši uslovi, Vaši ekrani. Trošak nije gradnja, nego vlasništvo. Od dana puštanja u rad Vi ste softverska firma, obično s razvojnim timom od jednog vanjskog saradnika. Pošteno pitanje nije "možemo li priuštiti da to izgradimo", nego "ko će to nadograditi u četvrtoj godini, kada je prvobitni programer otišao dalje, a operativni sistem ispod se promijenio". Gradnja je opravdana kada je proces sam po sebi posao i kada na tržištu nema proizvoda. Za upravljanje narudžbama, zalihama i servisom u distribuciji, tržišni proizvodi postoje.
Jak skladišni sistem, jak CRM, jak servisni alat i solidan računovodstveni program: svaki najbolji u svojoj kategoriji. Šavovi između njih su zauvijek Vaši. Svaka integracija je mali projekat; svaka nadogradnja bilo kojeg dobavljača može jednu pokvariti; svaki novi alat dodaje ugovor, prijavu, administratora i red za podršku. Velike kompanije to upijaju integracionim timovima. Na deset do sto zaposlenih nema integracionog tima. Ima Vas.
Integrisani paket nudi jedan model podataka. Serijski broj upisan na prijemu je isti objekat koji se isporučuje, instalira, servisira i fakturiše. Ta jedna činjenica uklanja najveći dio prekucavanja opisanog u poglavlju 2. Kompromisi su stvarni: neki moduli bit će slabiji od najboljeg specijalizovanog alata, a paketi navode firme da implementiraju sve odjednom, protiv čega poglavlje 9 argumentuje.
Na distributerskoj veličini trošak integracije dominira nad svakim drugim troškom, pa paket obično pobjeđuje. Ali birajte ga zbog modela podataka, a ne zbog broja funkcija. Test je jedna rečenica: može li jedan zapis proći od ponude do narudžbe do isporuke do instalacije do servisne posjete do fakture, bez ponovnog unosa? Tražite da Vam upravo to pokažu, na proizvodu sa serijskim brojem koji nosi rok trajanja, a ne na čistim demo podacima dobavljača.
Naša pozicija, otvoreno rečena: mi implementiramo na Odoo platformi, koja je paket, pa naš zaključak u skladu s tim uzmite s rezervom. A onda test svejedno primijenite. Njemu je svejedno šta mi prodajemo.
Poglavlje 4
Odštampajte ovo poglavlje i po njemu ocijenite svaki sistem koji razmatrate. Označite svaku stavku s M (mora imati), T (trebalo bi imati) ili D (dobro je imati) za Vaše poslovanje, i insistirajte da Vam se svako M pokaže na Vašim vlastitim podacima o proizvodima, a ne na dobavljačevim. Zahtjev koji nije demonstriran je obećanje.
Posljednja stavka nije predmet pregovora, šta god drugo ustupili. To je Vaš izlaz, a poglavlje 9 se na njega vraća.
Poglavlje 5
Odluka o partneru je važnija od odluke o softveru. Isti proizvod, implementiran od strane dva različita tima, godinu dana kasnije daje dvije različite kompanije. Postavite ovih deset pitanja, pismeno gdje god možete, i čuvajte odgovore uz ugovor.
Zabrinite se ako: odgovor glasi "dodijelit ćemo tim iz našeg isporučnog centra". Vi kupujete ljude, a ne logo. Ako ljudi koji su Vas impresionirali na prodajnim sastancima neće biti na projektu, prodajni sastanci su bili predstava.
Zabrinite se ako: odgovor skrene na to šta softver može umjesto na to šta su oni uradili. Distribucija s lotovima, rokovima i servisnim ugovorima je specifična. "Sistem to podržava" i "konfigurisali smo to, dva puta, evo šta je pošlo po zlu" su različiti odgovori.
Zabrinite se ako: je angažman čista dnevnica bez gornje granice i bez definisanog ishoda. Jedno od to dvoje mora biti fiksno, inače je rizik svake greške u procjeni samo Vaš.
Zabrinite se ako: prvi vidljiv rezultat dolazi tek na korisničkom testiranju, nakon više mjeseci. Sedmice nevidljivog rada su mjesto gdje projekti trunu. Softver koji radi trebate viđati redovno; jednom sedmično je razuman zahtjev, ne raskošan.
Zabrinite se ako: odgovor glasi "vi dostavite čiste fajlove, a mi ih učitamo". Vaši fajlovi nisu čisti; ničiji nisu. Partner koji je ovo već radio planira čišćenje, probna učitavanja i usklađivanje, i kaže to bez da ga pitate.
Zabrinite se ako: ima oklijevanja. Odgovor treba biti trenutan: zadržavate sve izgrađeno, s dokumentacijom, i možete nastaviti s nekim drugim. Sve ostalo je zaključavanje o kojem se pregovara pristojnim tonom.
Zabrinite se ako: je obuka jedna sesija "obuke za trenera" u posljednjoj sedmici. Prihvatanje kod korisnika pada nečujno i sa sobom odnese vrijednost projekta. Obuka treba teći uporedo s isporukom, na Vašim podacima, s Vašim procesima.
Zabrinite se ako: nema imenovanog vremena odziva, ili je podrška "nešto o čemu možemo pričati kasnije". Kasnije je onda kada nemate nikakvu polugu. Puštanje u rad je sredina projekta, a ne kraj.
Zabrinite se ako: je svaka referenca svježe puštanje u rad. Sistemi se otkriju u drugoj godini: prva nadogradnja, prva smjena osoblja, prva revizija. To je referenca vrijedna jednog sata Vašeg vremena.
Zabrinite se ako: nastupi tišina. Partner koji nikada ne kaže ne planira Vam naplatiti Vaše vlastite greške. Pravi odgovor imenuje nešto konkretno što su ranije odbili, i zašto.
Poglavlje 6
Načelo koje spašava migracije: migrirajte stanje, ne historiju. Novi sistem treba znati gdje poslovanje stoji danas. Ne treba ponovo proživjeti proteklu deceniju.
Svaki migrirani zapis mora biti mapiran, očišćen i provjeren. Historija taj trošak množi i uvozi strukturne probleme starog sistema u izvještaje novog. Svrha projekta je prestati živjeti s tim problemima, a ne dati im novi dom.
Migracija otkriva ono što su tabele skrivale: tri načina pisanja imena iste bolnice, lotove bez rokova, negativne zalihe za koje "svi znaju". Planirajte to. Dodijelite internog vlasnika za svako područje podataka: neko je vlasnik kupaca, neko proizvoda, neko zaliha i ugovora. Uradite najmanje dva puna probna učitavanja prije prelaska, i nakon svakog uskladite količine i vrijednosti. Partner koji Vam ne traži ovo vrijeme ne planira uspjeti.
Za podatke o lotovima i rokovima, fizički ponovni popis prije prelaska je često jedini pošten izvor. Nepouzdanost starih zapisa je obično dio razloga zašto uopšte migrirate; nemojte tu nepouzdanost oprati kroz novi sistem tako što ćete je učitati neprovjerenu.
Odaberite miran datum, zamrznite izmjene u starom sistemu, učitajte, uskladite i krenite. Stari sistem zadržite dostupnim samo za čitanje, zbog provjera i revizija koje će doći.
Poglavlje 7
Ne vjerujte planu na kojem stoje jedan datum i jedan broj. Projekat koji se može braniti ima faze, svaku sa svojim obimom, cijenom i izlazom. Struktura ispod je ona koju mi koristimo; logika vrijedi koga god angažovali.
Procjena (oko dvije sedmice). Mapa procesa i sistema, procjena kvaliteta podataka i plan s fiksnim cijenama za ono što slijedi. Platiti ovo zasebno nije dodatni trošak; to je ono što svaki kasniji broj pretvara iz nagađanja u obavezu.
Osnova (oko 90 dana do prvog puštanja u rad). CRM i ponude, prodajni nalozi, zalihe uz praćenje lota, serijskog broja i roka, nabavka i računovodstvo, integrisano ili migrirano, uz obuku kroz cijeli period. Devedeset dana je dovoljno dugo da se ovo uradi pošteno i dovoljno kratko da se zadrži pažnja organizacije. Planovi znatno kraći od toga režu obim o kojem Vam nisu rekli; planovi znatno duži klize prema velikom prasku.
Proširenje (druga faza, nakon što se osnova stabilizuje). Terenski servis i ugovori o održavanju, konsignacione zalihe, tokovi za tendersku dokumentaciju, integracije za plaćanja, logistiku i e-fakture, te menadžment izvještaji.
Rad (trajno). Ugovor o podršci s definisanim vremenom odziva i stalni tok malih poboljšanja koje živ sistem stvara.
Kao konkretne tačke, naše objavljene fiksne cijene za ovo tržište: Operativni audit je EUR 1,950 fiksno za dvosedmičnu procjenu, i u cijelosti se priznaje u implementaciju ako nastavite. Osnovna implementacija počinje od EUR 19,500 fiksno. Obim Kompletne platforme počinje od EUR 39,500 fiksno. Podrška kroz Održavanje i unapređenje počinje od EUR 1,450 mjesečno, s 15 uključenih sati i odzivom u jednom radnom danu, a savjetodavni rad je EUR 95 po satu uz minimum od deset sati. Drugi kompetentni partneri završit će u istom redu veličine za firmu s deset do sto zaposlenih. Ponuda dramatično ispod toga obično znači da će se izostavljeni obim vratiti kasnije, prerušen u naloge za izmjene.
Fiksna cijena po fazi. Radni prikaz stvarnog napretka svake sedmice. Pravo na izlaz na granici bilo koje faze uz zadržavanje svega izgrađenog, s dokumentacijom. Mi se na ta tri uslova obavezujemo u svakom angažmanu; tražite od svakoga koga stavite u uži izbor da ih pismeno izjednači.
Kvalitet podataka (poglavlje 6), broj integracija, količina dokumenata po mjeri, više firmi ili valuta, i broj skladišta. To su legitimni pokretači cijene; dobra ponuda imenuje koji se odnose na Vas i svakome daje cijenu.
Vrijeme Vaših vlastitih ljudi. Vlasnik projekta na Vašoj strani koji troši stvaran dio svake sedmice, ljudi iz struke na radionicama, osoblje na obuci, i privremeni pad produktivnosti oko puštanja u rad. Budžetirajte to vrijeme namjerno, jer će biti potrošeno ovako ili onako; jedini izbor je da li je isplanirano.
Poglavlje 8
Ponude propadaju po obrascima. Ovih deset se ponavlja. Jedna od njih u ponudi zaslužuje pitanja; tri zaslužuju pristojno odbijanje.
Poglavlje 9
Početi malo je ispravno. Firme ne upadaju u nevolju zato što su počele malo, nego zato što su loše poredale korake: ćošak u koji se zazidaju gotovo je uvijek ćošak modela podataka. Šest pravila drži izlaze otvorenim.
1. Mapirajte prije nego kupite. Dvosedmična procjena procesa i podataka košta malo, a svaku kasniju odluku pretvara iz mišljenja u plan. Uradite je čak i ako onda godinu dana ne uradite ništa; mapa se ne kvari.
2. Počnite tamo gdje živi model podataka. Proizvodi, kupci i zalihe su kičma. Osnova od prodaje i zaliha uz praćenje lota, serijskog broja i roka nosi sve što dolazi kasnije. Početi umjesto toga od satelitskog alata, samostalne servisne aplikacije ili alata za praćenje tendera, djeluje brže, a zapravo samo stvara nepovezani sistem broj šest.
3. Odluku o računovodstvu donesite izričito. Ili se integrišite s računovodstvenim programom koji imate, ili računovodstvo migrirajte u novi sistem. Oboje je legitimno. Skliznuti u jedno od to dvoje usred projekta zato što niko nije odlučio, nije.
4. Puštajte u rad po kriškama, a ne po polovinama. Kriška je cijeli proces koji radi s kraja na kraj za cijelu firmu: sve narudžbe kroz novi sistem, čak i dok servis još radi po starom. Ono što propada je polovina: svaki modul na šezdeset posto, nijedan proces pouzdan s kraja na kraj.
5. Odgodite prilagodbe. Nekoliko mjeseci radite na standardnom proizvodu prije nego naručite razvoj po mjeri. Živa upotreba raspusti mnoge "obavezne" zahtjeve i izoštri one stvarne, a svaki red koda po mjeri koji ne napišete je red koji niko ne održava.
6. Držite izlaze otvorenim. Vaši podaci izvozivi u cijelosti u svakom trenutku, dokumentacija isporučena na granici svake faze, standardna platforma prije dubokih prilagodbi. Ako su posljednja stavka kontrolne liste iz poglavlja 4 i uslovi izlaza iz poglavlja 7 u Vašem ugovoru, možete promijeniti kurs na bilo kojoj granici bez gubitka onoga što ste izgradili.
Prebrojte sisteme potrebne da se obradi jedna narudžba, uključujući tabele. Izvucite prošlogodišnje otpise zbog roka i listu posjeta preventivnog održavanja koje su trenutno u kašnjenju. Izmjerite koliko je trajalo posljednje zatvaranje mjeseca. Ako želite isto čitanje u strukturiranom obliku, procjena spremnosti od deset pitanja na nedax.net/assessment daje ocjenu i pošteno tumačenje za tri minute, bez ostavljanja e-mail adrese.
A ako Vas brojke iznenade, počnite tamo gdje počinje poglavlje 7: dvosedmični operativni audit, fiksna cijena, u cijelosti priznata u implementaciju ako nastavite. S kim god ga uradili, mapa će biti Vaša.
Nedax d.o.o.
Triglavska 12, 71000 Sarajevo, Bosna i Hercegovina
info@nedax.net · +387 62 315 555 · nedax.net/contact